プライバシーポリシー

面談の予約に関する情報は、学校が保護者・生徒から取得する個人情報です。運営者は、個人情報の保護に関する法律第27条第5項第1号にいう「委託」を受けて、学校の指示の範囲内でこれを取り扱います。運営者が自らの目的でこれらを利用することはありません。

A-1. お預かりする情報と、その必要性

生徒の氏名

面談の予約者を担任が特定するため

生徒の出席番号・クラス

同上(同姓同名の識別を含む)

保護者のメールアドレス

予約確認・変更・リマインド・キャンセルの連絡のため

担任の氏名

面談枠と担当者を対応づけるため

学校名・学校の電話番号

保護者向け画面と案内メールに表示するため

本サービスは、上記以外の情報（住所、電話番号、成績、家庭状況、要配慮個人情報など）を取得する仕組みを持ちません。保護者が入力するのは、出席番号・生徒氏名・メールアドレスの3項目のみです。

A-2. 利用目的

• 面談の予約枠の管理と、重複予約の防止
• 保護者への予約確認メール・前日リマインドメール・変更/取消の案内の送信
• 担任および管理者への予約状況の表示、個票・一覧表の出力
• 障害発生時の調査および復旧

上記以外の目的（統計、広告、機械学習の学習データへの利用、他サービスの開発など）には一切利用しません。

A-3. 保存場所

• データベース（Cloud Firestore）は、日本国内の東京リージョン（asia-northeast1）に保存されます。
• 個人データを処理するサーバー処理は、東京リージョン（hnd1）で実行するよう指定しています。
• メール送信の処理は、東京リージョンを指定しています。
• 通信はすべてTLSにより暗号化され、保存されたデータもクラウド事業者により暗号化されています。

A-4. 保存期間と削除

1. 1.予約データに含まれる生徒氏名およびメールアドレスは、当該面談の最終日から学校が設定した日数（初期設定は30日）の経過後に、自動的に削除されます。
2. 2.削除後も、面談枠の使用状況（何枠が埋まったかという数）は統計として残りますが、個人を特定できる情報は含まれません。
3. 3.学校は、自動削除を待たずに、管理者の画面から面談・学校の登録をいつでも削除できます。
4. 4.システムの障害対策として保持するバックアップについても、同様に速やかに削除します。

A-5. 再委託先

本サービスの提供にあたり、以下の事業者に取扱いを再委託しています。いずれも所在国はアメリカ合衆国ですが、データの保存・処理は前記のとおり日本国内のリージョンを指定しています。個人情報の保護に関する法律第28条の趣旨に照らし、所在国および委託の範囲を明示します。

運営者は、これらの事業者との間で、各社の定めるデータ処理条項に基づき個人データの取扱いを委託しており、日本の個人情報保護法に相当する水準の措置が継続的に講じられていることを確認しています。上記以外の第三者へ再委託する場合は、事前に本ページを更新し、管理者へ通知します。

A-6. 第三者提供

運営者は、法令に基づく場合を除き、お預かりした個人データを第三者に提供しません。前記A-5の再委託は、法律上の「第三者提供」にはあたりません。

A-7. 開示・訂正・削除のお求め

Aに定める個人データについて、運営者は開示等に応じる権限を持ちません。保護者・生徒の皆さまからのお求めは、お子さまが在籍する学校へお願いいたします。学校からのご依頼があれば、運営者は遅滞なくデータの訂正・削除に対応します。

管理者アカウントの情報とお問い合わせの内容は、運営者が自らの立場で取得・利用する個人情報です。

B-1. 取得する情報と利用目的

管理者のメールアドレス・氏名

管理者アカウントの認証と、重要なお知らせの連絡のため

お問い合わせの内容・学校名・お名前・返信先

お問い合わせへの回答のため

アクセスログ(IPアドレス、日時、操作内容)

不正利用の検知と障害調査のため

B-2. 保存期間

• 管理者アカウントの情報：アカウントが削除されるまで。削除の操作により速やかに消去されます。
• お問い合わせの内容：対応の完了から3年間（同種のご質問への対応品質を保つため）。
• アクセスログ：取得から最大12か月間。

B-3. 第三者提供

運営者は、あらかじめご本人の同意を得た場合、または法令に基づく場合を除き、これらの個人情報を第三者に提供しません。

B-4. 保有個人データの開示等の請求

Bに定める個人情報について、ご本人（またはその代理人）は、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者提供の停止を請求できます。お問い合わせまたは support@mentasu.jp 宛にご連絡ください。ご本人であることを確認のうえ、遅滞なく対応します。手数料はいただきません。

C-1. 安全管理措置

• 技術的措置：データベースへの直接アクセスはすべて拒否する設定とし、データの読み書きはサーバー側の認証済み処理を経由する場合に限っています。通信はTLSで暗号化しています。
• アクセス制御：管理者はメールアドレスによる認証、担任は学校ごとに発行される職員用リンク、保護者は学校ごとの公開URL（任意で合言葉）と、役割ごとに権限を分けています。学校をまたいだデータの参照はできません。
• 表示の最小化：担任の画面には保護者のメールアドレスを表示しません（画面に出す必要がないため、サーバーから送信していません）。
• 組織的措置：運営者は、障害調査・問い合わせ対応・法令に基づく場合に限り、必要最小限の範囲でデータを閲覧します。閲覧した場合は、事後にその事実を当該学校へ報告します。
• 外的環境の把握：A-5に記載の事業者はアメリカ合衆国に所在するため、同国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、必要かつ適切な安全管理措置を実施しています。
• 保管の最小化：個人情報は面談の終了後に自動的に削除される設計とし、保有し続けないことを基本方針としています。

C-2. Cookie・端末への保存・アクセス解析

• 本サービスは、アクセス解析ツールおよび広告配信のためのCookieを一切使用していません。
• 管理者のログイン状態を保持するために、認証情報を管理者の端末内に保存します。
• 保護者の画面では、次回以降の入力を省くため、入力されたメールアドレスをその端末内にのみ保存します（ブラウザの履歴やデータを消去すると削除されます）。

C-3. 漏えい等が発生した場合の対応

個人データの漏えい、滅失、毀損またはそのおそれを認識した場合、運営者は速やかに調査を行い、当該学校へ通知します。Aに定める委託を受けた個人データについては、個人情報の保護に関する法律第26条第1項ただし書に基づき、委託元である学校へ通知することにより対応します。Bに定める個人情報については、運営者が個人情報保護委員会への報告およびご本人への通知を行います。

C-4. お問い合わせ・苦情の申出先

本ポリシーに関するお問い合わせはお問い合わせページまたは support@mentasu.jp までお願いいたします。
なお、個人情報の取扱いに関する苦情は、個人情報保護委員会（https://www.ppc.go.jp/）へ申し出ることもできます。

C-5. 本ポリシーの変更

運営者は、法令の改正や本サービスの構成の変更に応じて、本ポリシーを変更することがあります。取扱いに重要な変更を行う場合は、変更内容および効力発生日を、効力発生日の1か月前までに本サービス上での掲示および管理者へのメール連絡により通知します。