セキュリティと運用体制

サービス名

めんたす(面談予約・管理システム) — https://mentasu.jp

運営者

めんたす運営事務局(所在地・代表者はご請求に応じて遅滞なく回答します)

提供形態

SaaS型パブリッククラウドサービス。ガイドライン第2編9.4にいう「約款による外部サービス」に該当します(利用規約・プライバシーポリシーへの同意により利用)。

利用料金

無償(有償化する場合は3か月前に通知し、実施中の面談は最後まで無償で利用できます — 利用規約第5条)

基盤クラウド

Google Cloud(Firebase)上でデータを保存します。Google CloudはISMAP(政府情報システムのためのセキュリティ評価制度)登録クラウドサービスです。

本サービスが取り扱う個人情報は次の項目に限定しています。住所・電話番号・成績・健康情報などの入力欄はそもそも存在しません。

生徒の氏名・出席番号・クラス

学校(管理者)が登録。予約者を担任が特定するため

保護者のメールアドレス

保護者本人が予約時に入力。確認・リマインド連絡のため(学校が保護者の連絡先を本サービスに提供することはありません)

面談の予約日時

日程調整のため

担任の氏名

面談枠と担当者の対応づけのため

• 上記はガイドライン図表7の例示(児童生徒名簿・保護者連絡網など)に照らし、重要性分類Ⅱ相当の情報として管理しています。
• 個人情報にアクセスできるのは当該校の教職員のみです。保護者向け画面には他の家庭の個人情報を一切表示しません(表示されるのは枠の空き状況のみで、予約済みの枠も誰の予約かは分かりません)。
• 担任向け画面にも保護者のメールアドレスは表示しません。

アクセス制御

• 管理者：Googleアカウント認証のみ(パスワード認証は提供していません)。Googleの2段階認証(多要素認証)をそのまま利用できます。
• 職員(担任)：学校ごとに発行される推測不能なリンクトークンでアクセスします。校内に閉じた場所での共有を利用規約第4条で義務づけ、漏えい時は直ちに再発行します。
• 保護者：ログイン不要のURLからアクセスしますが、前章のとおり個人情報には到達できません。学校の判断で合言葉(アクセス制限)を設定できます。

技術的対策

• データベースへの直接アクセスは全面拒否(deny-all)に設定し、すべての読み書きは権限確認を行うサーバー処理のみを経由します。
• 通信はすべてTLSで暗号化しています。保存データはGoogle Cloud標準の保存時暗号化により暗号化されています。
• 個人データの保存・処理は日本国内リージョン(データベース:東京 asia-northeast1、サーバー処理:東京 hnd1、メール送信:東京)を指定しています。
• 公開APIには過度なアクセスを遮断するレート制限を設けています。
• 面談終了後、生徒氏名・メールアドレスは設定日数(初期値30日)の経過後に自動削除されます。

委託先(再委託)の管理

Google LLC(Firebase / Google Cloud)

予約データの保存(データベース)、管理者アカウントの認証(アメリカ合衆国)。データの保存先リージョンは日本(東京 asia-northeast1)を指定しています。

Vercel Inc.

本サービスの配信・実行環境(サーバー)(アメリカ合衆国)。個人データを処理するサーバー処理は東京リージョン(hnd1)で実行するよう指定しています。

Resend, Inc.

予約確認メール・リマインドメールなどの送信(アメリカ合衆国)。送信処理は東京リージョンを指定しています。

• サーバー処理のアクセスログ(日時・操作内容等)を不正利用の検知と障害調査のために取得しています。
• 情報セキュリティに関する事故の調査にあたっては、学校(設置者を含む)の求めに応じ、保有するアクセス記録の提供その他原因究明に必要な調査に協力します(利用規約第6条)。
• 個人データの漏えい・滅失・毀損またはそのおそれを認識した場合は、速やかに学校へ報告し、原因調査と再発防止措置を講じます(利用規約第6条)。
• 連絡窓口はお問い合わせフォームに一本化しています。学校からの緊急のご連絡には優先して対応します。

• データはGoogle Cloudの冗長構成をもつデータベースに保存されます。また、個人情報は面談終了後に自動削除される設計のため、本サービスが長期保管する個人データはそもそも最小限です。
• 学校側の記録保全として、予約一覧はいつでもCSV保存・個票印刷ができます。受付終了後にCSVを保存しておくことを推奨手順としています(サービスに何かあっても面談の実施に支障が出ません)。
• 本サービスは紙との併用を前提に設計しています。スマートフォンを使わないご家庭は電話・連絡帳で受け付けて担任が手入力でき、万一サービスが利用できない場合も従来の方法で面談を実施できます。
• 障害発生時は、直前の正常な状態へ即時に切り戻せる構成(デプロイのロールバック)で運用しています。保守作業は面談の受付期間・実施日を避けて行います(利用規約第9条)。
• サービスを終了する場合は3か月前に通知し、データの取り出し期間(1か月以上)を設けたうえで、終了後は保存する個人データを速やかに削除します(利用規約第10条)。

ガイドライン第2編9.4「約款による外部サービスの利用」が約款について確認を求める事項と、本サービスの定めの対応関係です。

登録情報が同意なく目的外利用・第三者提供されないこと

利用規約第6条2項(サービス提供・障害対応以外に利用しない。統計・広告・機械学習にも不使用)、プライバシーポリシー

業務上知り得た情報の守秘義務

利用規約第6条、プライバシーポリシー(取得情報と利用目的を限定列挙)

アクセス記録の提供等、インシデント対応への協力

利用規約第6条(学校の求めに応じログを提供し調査に協力)

利用者データの権利の帰属

利用規約第13条2項(入力データの権利は学校・情報の権利者に帰属)

安全管理措置の明示

本ページ第3章、プライバシーポリシー

約款の一方的変更への備え

利用規約第16条(重大な変更は1か月前に掲示+メール通知)

サービス停止・終了への備え

利用規約第10条(3か月前通知・取り出し期間・終了後の削除)、CSV保存と紙併用による代替手段(本ページ第5章)

ガイドラインは、約款による外部サービスの利用にあたり「利用する組織名・サービス・利用目的・利用期間・利用責任者」等を申請する手続きを例示しています。自治体所定の様式に記入する際は、次の内容をそのままお使いください。

利用する組織名

(学校名を記入)

利用するサービス

めんたす(面談予約・管理システム) — https://mentasu.jp
提供: めんたす運営事務局／SaaS型パブリッククラウドサービス(約款型・無償)

利用目的(業務内容)

三者面談・保護者面談等の日程調整(希望調査のオンライン化)。保護者による面談枠の予約受付、予約状況の一覧管理、面談お知らせ個票の作成

利用期間

(例:2026年度 2学期三者面談期間。年度単位での申請も可)

利用責任者

(例:教頭・教務主任など、管理者アカウントを持つ教職員の職・氏名)

取り扱う情報資産

生徒の氏名・出席番号・クラス、保護者のメールアドレス(保護者本人が入力)、面談予約日時、担任名(本ページ第2章。重要性分類Ⅱ相当として管理、面談終了後に自動削除)

添付資料

本ページ(セキュリティと運用体制)、利用規約、プライバシーポリシー ※いずれも https://mentasu.jp から印刷できます