個人情報の取扱いに関する覚書(ひな形)

本覚書は、甲が本サービスを利用するにあたり、甲が個人情報の保護に関する法律における個人データの取扱いを乙に委託する関係に立つことを確認し、乙が講ずべき安全管理措置その他個人データの取扱いに関する事項を定めることを目的とする。

乙が甲から委託を受けて行う業務は、本サービスによる面談予約の受付・管理および予約に関する電子メールの送信であり、乙が取り扱う個人データは次の各号に限る。

（1）生徒の氏名、出席番号、クラス　（2）保護者のメールアドレス（保護者本人が入力するもの）　（3）面談の予約日時　（4）担任の氏名

乙は、前条の個人データを、本サービスの提供および障害対応の目的以外に利用してはならず、法令に基づく場合を除き第三者に提供してはならない。統計・広告・機械学習の学習データ等、本サービスの提供以外の目的には一切利用しない。

乙は、乙が公表する「セキュリティと運用体制」（https://mentasu.jp/security）およびプライバシーポリシーに定める安全管理措置（データベースへの直接アクセスの全面拒否、通信および保存データの暗号化、日本国内リージョンでの保存・処理、アクセス制御、面談終了後の自動削除を含む。）を講ずる。

乙は、委託業務の遂行に必要な範囲で、プライバシーポリシーに列挙する事業者（クラウド基盤・メール送信基盤）に個人データの取扱いを再委託する。乙は、再委託先の追加・変更を行う場合、プライバシーポリシーの改定により公表し、甲の権利義務に重大な影響を与える変更については事前に通知する。

乙は、個人データの漏えい、滅失もしくは毀損またはそのおそれのある事案が発生したことを知ったときは、速やかに甲に報告し、原因の調査および再発防止に必要な措置を講ずる。また、乙は、情報セキュリティに関する事故の調査のため甲（その設置者を含む。）から求めがあったときは、乙が保有するアクセス記録の提供その他原因究明に必要な調査に協力する。

本サービスに保存された予約データに含まれる生徒氏名およびメールアドレスは、当該面談の最終日から甲が設定した日数の経過後に自動的に削除される。甲は、本サービスの機能により、予約一覧のCSV保存等の方法でいつでも個人データを取り出すことができる。甲が本サービスの利用を終了したとき、または本覚書が終了したときは、乙は保存する甲の個人データ（バックアップに含まれるものを含む。）を速やかに削除する。

本覚書の有効期間は、締結日から甲による本サービスの利用が終了する日までとする。ただし、第3条、第6条および第7条の定めは、本覚書の終了後もなお効力を有する。

本覚書に定めのない事項または本覚書の解釈に疑義が生じた事項については、甲乙誠実に協議のうえ解決する。なお、本覚書に定めのない事項は、本サービスの利用規約およびプライバシーポリシーによる。